ขั้นตอนการทำงานแบบอัตโนมัติ: การเดินทางที่คุ้มค่า
ขั้นตอนการทำงานแบบอัตโนมัติ: การเดินทางที่คุ้มค่า
มีการใช้งานกระดาษมาอย่างยาวนาน
นับตั้งแต่มีการคิดค้นกระดาษขึ้นเมื่อกว่า 2,000 ปีก่อน กระดาษก็กลายมาเป็นวิธีหลักในการบันทึก สื่อสาร และทำเอกสารเกี่ยวกับการทำงานของเรา
จริงๆ แล้ว งานวิจัยเมื่อไม่นานมานี้ได้แสดงให้เห็นว่า 80% ของข้อมูลทางธุรกิจนั้นถูกบันทึกไว้ในกระดาษ แต่ตัวเลขนั้นกำลังเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว
“กระดาษคือจุดเริ่มต้นที่ดีในการพิจารณาการเปลี่ยนแปลง เพราะมันคือจุดอ่อนขององค์กรส่วนใหญ่” John Mancini ประธานและ CEO ของสมาคมการจัดการข้อมูลและภาพลักษณ์
เมื่อบริษัทเปลี่ยนจากกระดาษไปเป็นดิจิทัลมากขึ้น เราก็ได้เห็นประสิทธิภาพและการประหยัดต้นทุนอย่างมากในรูปแบบใหม่ๆ เริ่มเกิดขึ้น
มาดูกันแบบเร็วๆ ว่าการใช้กระดาษน้อยลงและการมุ่งหน้าสู่ความเป็นดิจิทัลนั้นส่งผลดีต่อบริษัทของคุณอย่างไรบ้าง
ประหยัดพื้นที่
ไม่มีบริษัทใดที่อยากจ่ายเงินค่าพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้ เมื่อโยกย้ายข้อมูลเพิ่มมากขึ้นไปไว้ในขั้นตอนการทำงานเอกสารดิจิทัล ก็เท่ากับว่าคุณจะได้กำจัดพื้นที่เก็บของที่สิ้นเปลือง
ทำให้กองกระดาษกลายมาเป็นพื้นที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพในการผลิตแทน
ปลอดภัยจากภัยพิบัติ
โชคไม่ดีที่ภัยธรรมชาติต่างๆ เช่น แผ่นดินไหว น้ำท่วม หรือไฟไหม้ อาจเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อ การเปลี่ยนไปใช้ระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์ช่วยให้ข้อมูลอันมีค่าของคุณพ้นจากอันตรายที่อาจเกิดขึ้นได้
แก้ไขได้ง่าย
การส่งเอกสารกระดาษเวียนไปให้แก้ไข เปลี่ยนแปลง และอัปเดต อาจทำให้เกิดความสับสน การเปลี่ยนแปลงอาจสูญหายไป ทำให้ไม่มีใครรับทราบการแก้ไขนั้น ทั้งยังหาฉบับล่าสุดได้ยาก
ไฟล์ดิจิทัลช่วยให้คุณปกป้องวงจรเอกสารได้อย่างเต็มที่โดยใช้แนวทางการตรวจสอบ
ค้นเจอได้ง่าย
เราทุกคนล้วนเคยมีประสบการณ์ค้นหาข้อมูลที่ถูกเก็บไว้ผิดที่อย่างกระวนกระวาย "เฮ้อ....มันช่างน่าหงุดหงิดจริงๆ!"
เอกสารดิจิทัลไม่เพียงแต่หาและดึงมาใช้ได้ง่าย แต่ยังพ้นจากความเสียหายทางกายภาพในทุกรูปแบบด้วย
ปลอดภัยจากการสอดแนม
ปัญหาใหญ่ข้อหนึ่งของการเก็บข้อมูลสำคัญไว้ในกระดาษคือ มันจะปลอดภัยเพียงใด ตู้เอกสารถูกทิ้งไว้โดยไม่มีการล็อก เอกสารถูกวางไว้ผิดที่บนเครื่องพิมพ์สำนักงานหรือโต๊ะทำงาน
ความจริงแล้ว กระดาษไม่ได้ปลอดภัยจากสายตาที่คอยสอดแนมเลย
เมื่อทำให้ข้อมูลเป็นดิจิทัล คุณก็จะสามารถสังเกตการณ์และควบคุมข้อมูลได้อย่างแม่นยำว่าใครที่จะเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้บ้าง
แชร์ข้อมูลได้มากขึ้น
จากที่ได้กล่าวถึงไปก่อนหน้านี้ เอกสารที่เป็นกระดาษนั้นถูกแชร์ได้ง่าย ที่จริงแล้วง่ายเกินไปด้วยซ้ำ
การทำให้เอกสารเป็นดิจิทัลทำให้คุณสามารถบันทึกการแก้ไขและการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดไว้ในที่เดียวได้ และเฉพาะผู้ที่เข้าถึงข้อมูลได้เท่านั้นจึงจะได้รับอนุญาตให้เปลี่ยนแปลงเอกสาร ไม่เพียงแต่จะช่วยเพิ่มความปลอดภัย แต่ยังทำให้ขั้นตอนการทำงานมีประสิทธิภาพขึ้นด้วย
ประหยัดได้มากขึ้น
นี่คือประโยชน์ที่ธุรกิจทุกแห่งเห็นตรงกัน ไม่ว่าจะเป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายด้านผลิตภัณฑ์กระดาษต่างๆ ได้อย่างสิ้นเชิง ประสิทธิภาพในการผลิตที่สูงขึ้น การคุ้มครองข้อมูล หรือขั้นตอนการทำงานที่ดีขึ้น ก็ล้วนแต่เป็นการควบคุมต้นทุนของบริษัทได้ดียิ่งขึ้นทั้งสิ้น
ประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัลนั้นชัดเจน แต่มันง่ายขนาดนั้นจริงหรือ
คำตอบคือทั้งใช่และไม่ใช่
ไม่มีใครบอกว่าคุณต้องเลิกใช้กระดาษโดยสิ้นเชิง หรือต้องเปลี่ยนทุกอย่างเป็นดิจิทัลในคราวเดียว
ไม่ว่าบริษัทของคุณจะเพิ่งเริ่มต้นกับเส้นทางดิจิทัล หรือได้เปลี่ยนการดำเนินงานให้เป็นแบบอัตโนมัติไปมากแล้ว ก็ควรลองคำนึงถึงบางอย่างดู
ระบบอัตโนมัติคือการลองผิดลองถูก
เราได้กล่าวถึงความสำคัญของการสังเกตการณ์และการประเมินงานที่คุณตั้งใจจะเปลี่ยนให้เป็นดิจิทัลไปแล้ว รวมทั้งการปรับเปลี่ยนไปเรื่อยๆ ความยืดหยุ่นนั้นสำคัญเป็นอย่างยิ่ง เพื่อเรียนรู้จากความผิดพลาด และเพื่อเปลี่ยนแปลง
การเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัลคือการเดินทาง ไม่ใช่การดาวน์โหลดแบบเร็วๆ
เปิดใจรับฟังคำติชม
ส่วนสำคัญของการเรียนรู้จากความผิดพลาดคือการยอมรับว่าเกิดความผิดพลาดขึ้น วัฒนธรรมบริษัทที่เปิดกว้างและซื่อตรงจะช่วยให้ทีมของคุณยอมรับความล้มเหลวและเรียนรู้จากมันได้
การจัดลำดับความสำคัญของเครื่องมือสำหรับการเปลี่ยนแปลง
แน่นอนว่าการที่ทีมจะประสบความสำเร็จได้นั้นต้องอาศัยอุปกรณ์ที่เหมาะสม หมายความว่าผู้บริหารอาวุโสและแผนกไอทีของคุณต้องให้ความสำคัญกับเทคโนโลยี
เป็นไปไม่ได้เลยที่จะเป็นผู้นำในการเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัลโดยใช้เครื่องมือของปีที่แล้ว
เมื่อเทคโนโลยีได้รับความสำคัญเป็นอันดับต้นๆ มันก็จะเป็นการส่งสัญญาณไปยังทีมของคุณว่าบริษัทมุ่งมั่นจะเปลี่ยนแปลง
เปลี่ยนแปลงจากข้างบน
สิ่งที่สำคัญพอๆ กันคือการมีสมาชิกทีมที่เหมาะสมมาเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง ผู้บริหารต้องมีความรู้เรื่องการเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัล ประโยชน์ของมัน วิธีวางแผนการเปลี่ยนแปลง และสิ่งที่ต้องการจากบริษัทเพื่อให้ประสบความสำเร็จ
แม้ว่าการคิดเผื่อไว้สำหรับความผิดพลาดจะสำคัญ แต่ก็มีบางข้อที่ควรสังเกตไว้เมื่อต้องเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัลของบริษัท
อย่าพึ่งพางานวิจัยเก่าๆ
ประสบการณ์ของลูกค้านั้นเปลี่ยนแปลงเร็วพอๆ กับเทคโนโลยีที่มอบประสบการณ์นั้นๆ
ดำเนินการต่างๆ เพื่อให้มั่นใจว่าคุณไม่ได้ทำตามต้นแบบบริษัทเก่าๆ หรือวิธีจัดการกับลูกค้าแบบเก่าๆ การมีงานวิจัยประสบการณ์ของผู้ใช้ที่เป็นปัจจุบันนั้นมีคุณค่าเป็นอย่างยิ่งต่อบริษัทที่ต้องการปรับปรุงข้อเสนอดิจิทัลโดยการทำความเข้าใจว่าผู้ใช้มีใครบ้าง และผู้ใช้มองหาอะไรอยู่
อย่าเพิ่งรีบ
ก่อนหน้านี้เราได้บอกว่าให้พร้อมปรับตัวและยืดหยุ่นอยู่เสมอ และมันก็ยังเป็นความจริงอยู่ แต่สิ่งที่เราจะกล่าวถึงตอนนี้คือการมีแผนยุทธศาสตร์ที่กว้างขึ้น แทนที่จะเร่งรีบเปลี่ยนการปฏิบัติงานให้เป็นดิจิทัล ลองถอยออกมามองว่างานหรือขั้นตอนการทำงานอะไรที่จะได้ประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัลมากที่สุด
อาจไม่ได้เป็นสิ่งที่น่าตื่นเต้นอย่าง AI หรือกระบวนการวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ มันอาจเป็นการส่งใบแจ้งหนี้หรือการจัดตารางเวลาก็ได้ คิดถึงสิ่งที่บริษัทต้องการ ไม่ใช่สิ่งที่คุณคิดว่าธุรกิจนี้ต้องการ
คิดให้ดีก่อนจะเปลี่ยนแปลง
นี่อาจฟังดูชัดเจนอยู่แล้ว แต่การเปลี่ยนแปลงนั้นอาจเป็นเรื่องยากก็ได้ เมื่อคุณเปลี่ยนจากระบบเก่าไปเป็นโซลูชันที่ใช้ระบบดิจิทัลเป็นหลัก ควรทำให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงนี้ไม่ทำให้เกิดช่วงเวลาที่ระบบล่มหรือทำให้สถานที่ทำงานของคุณแตกออกเป็นส่วนๆ มากขึ้นไปอีก
การเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัลนี้ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ การเตรียมความพร้อมให้บริษัทด้วยวัฒนธรรมที่เหมาะสม กลยุทธ์ที่ใช้ทำงานได้จริง และความสามารถในการนำเอาวิธีลองถูกลองผิดมาใช้จะช่วยให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จ
และการเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัลไปสู่สำนักงานที่ไม่ใช้กระดาษที่ประสบความสำเร็จนั้นจะนำไปสู่สิ่งที่พนักงาน ผู้ใช้ และผู้มีส่วนได้เสียต้องการมากขึ้น
มีอิสรภาพมากขึ้น
มีประสิทธิภาพมากขึ้น
และได้ผลตอบแทนสูงขึ้น
หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมที่เจาะจงเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงาน เราพร้อมช่วยคุณอยู่ตรงนี้แล้ว พูดคุยกับเราเลย