ตัวช่วยเปลี่ยนแปลงสำนักงาน “มากกว่าที่ตาเห็น”
ตัวช่วยเปลี่ยนแปลงสำนักงาน “มากกว่าที่ตาเห็น”
ฟังดูคุ้นๆ บ้างหรือเปล่า
"มากกว่าที่ตาเห็น" ไม่ได้เป็นเพียงคำคมจากภาพยนตร์ แต่ยังเป็นความจริงพื้นฐานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัล
ก่อนที่เราจะมาดูกันอย่างละเอียดว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัลจะทำอะไรบ้าง เราควรมาดูกันสักหน่อยว่าความหมายของมันคืออะไร
หากคุณถามคนหลายๆ คนว่ามันคืออะไร คุณน่าจะได้รับคำตอบที่แตกต่างกันไป และไม่ใช่ว่าคำตอบที่ไม่ชัดเจนแบบนั้นจะผิด ในสภาพแวดล้อมของธุรกิจที่มีความซับซ้อนซึ่งเราใช้ชีวิตอยู่นั้น การเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัลนั้นแตกต่างกันออกไปในแต่ละบริษัท
คำจำกัดความที่ดีที่สุดอันหนึ่งที่เราเคยเห็นนั้นมาจาก Greg Verdino นักเขียนเชิงธุรกิจ ซึ่งให้คำจำกัดความไว้ว่า “การเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัลจะช่วยปิดช่องว่างระหว่างสิ่งที่ลูกค้าดิจิทัลคาดหวังและสิ่งที่ธุรกิจแอนะล็อกทำให้”
สำหรับคนรุ่นที่โตมากับ "ความสะดวกสบายเพียงปลายนิ้วคลิก" มันเป็นไปไม่ได้เลยที่จะกลับไปใช้วิธีที่ทั้งช้าและซับซ้อนในการมีปฏิสัมพันธ์กันภายในบริษัท
ไม่ว่าคุณจะทำธุรกิจกับลูกค้าโดยตรงหรือทำธุรกิจกับธุรกิจอื่น ก็สามารถนำบทเรียนอันเดียวกันมาใช้ได้ เกมได้เปลี่ยนไปแล้ว และเราต้องปรับตัวให้เข้ากับกฎเกณฑ์ใหม่
ไม่ใช่ว่า CEO และ CIO จะต้องรีบเปลี่ยนแปลงบริษัทภายในชั่วข้ามคืน แต่การเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัลต้องอาศัยกลยุทธ์ที่ผ่านการพิจารณามาเป็นอย่างดี การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมของบริษัท ทัศนคติที่เปิดกว้าง และเทคโนโลยีที่เหมาะสม เพื่อนำไปต่อยอด
ในความเป็นจริง งานวิจัยเชิงธุรกิจที่เพิ่งทำขึ้นเมื่อไม่นานนี้พบว่า "กระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพนั้นสร้างต้นทุนให้บริษัทมากถึง 20-30% ของรายได้ต่อปี"
จากตัวเลขที่น่าตกใจนี้ เราอยากจะชี้ให้เห็นข้อสังเกตสักสองสามข้อที่คุณควรมองหาในระหว่างที่คุณผลักดันบริษัทไปในทิศทางที่มีความเป็นดิจิทัล ซึ่งมีประสิทธิภาพในการผลิตที่ดีกว่า
อะไรคือความแตกต่างทางดิจิทัล
ข้อคิดเห็นที่สำคัญข้อหนึ่งในการเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัลคือการจัดระเบียบข้อมูลของบริษัทให้มากขึ้น ลองจินตนาการดูถึงตอนที่คุณไม่ต้องไปวุ่นวายเพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการ ปัจจุบันนี้ พนักงาน ผู้บริหาร หรือแม้แต่ลูกค้าสามารถหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพผ่านช่องทางดิจิทัล
แต่ประโยชน์มันมีมากกว่าเรื่องการค้นข้อมูล ด้วยขั้นตอนการทำงานแบบอัตโนมัติและ AI (Artificial Intelligence หรือปัญญาประดิษฐ์) เราสามารถวิเคราะห์ ตีความ และจัดการกับข้อมูลได้อย่างที่ไม่เคยเป็นมาก่อน เครื่องพิมพ์สำนักงานของคุณอัจฉริยะกว่าที่ผ่านมา ด้วยข้อมูลที่หลั่งไหลเข้า
มาอย่างต่อเนื่องและข้อมูลที่กำลังถูกวิเคราะห์อยู่ คุณจะมองเห็นต้นทุนและการเข้าถึงข้อมูลได้อย่างเต็มที่ทั่วทั้งองค์กร
ได้เวลาเติบโตแล้ว
การทำให้เป็นดิจิทัลและการทำให้เป็นอัตโนมัตินั้นไม่เพียงทำให้การจัดการขั้นตอนการทำงานง่ายขึ้น แต่ยังทำให้พนักงานใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพในการผลิตมากขึ้นด้วย
หมายความว่าบริษัทของคุณจะมีเวลาและความสามารถในการรองรับการขยายตัวมากขึ้น และจะสามารถบริหารจัดการได้โดยมีความกังวลน้อยลง
ให้ข้อมูลของคุณตกอยู่ในอันตรายน้อยลง
สิ่งที่เรากังวลเกี่ยวกับทุกๆ บริษัทก็คือเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล ลองจินตนาการว่าเราสามารถติดตามและปกป้องวงจรเอกสารได้ทั้งหมดโดยใช้แนวทางการตรวจสอบ ซึ่งช่วยให้คุณมองเห็นเรื่องราวทั้งหมดของเอกสารทุกฉบับได้ในทันที
การปกป้องเอกสารของคุณจากการสอดแนมจากภายนอกก็เป็นเรื่องหนึ่ง แล้วเรื่องของข้อผิดพลาดจากมนุษย์ล่ะ
ลองถามใครก็ได้ที่เคยทำบัญชีผิดพลาด พวกเขาบอกได้เลยว่าอุบัติเหตุมันเกิดขึ้นได้เสมอ ใส่ข้อมูลผิดคอลัมน์ ตัวเลขก็จะออกมาผิด
เมื่อทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ คุณก็จะสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดง่ายๆ แบบนั้นจากมนุษย์ได้
ช่วงเวลาที่ระบบล่มนั้นอันตราย
ในระหว่างที่บริษัทของคุณเปลี่ยนแปลงจากขั้นตอนการทำงานแบบแอนะล็อกที่อิงจากเอกสารกระดาษไปเป็นขั้นตอนการทำงานแบบดิจิทัลนั้น จะต้องมีช่วงเวลาที่ระบบล่มเกิดขึ้น ซึ่งหลีกเลี่ยงไม่ได้
ข้อสำคัญคือต้องช่วยให้พนักงานรู้สึกสะดวกกับการเปลี่ยนแปลง และเลือกใช้เทคโนโลยีที่ช่วยเชื่อมต่อระหว่างแบบเก่าและแบบใหม่ โดยไม่ทำให้ขั้นตอนการทำงานแตกแยก จุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับการเปลี่ยนแปลงจากกระดาษไปเป็นดิจิทัลคือการใช้เครื่องพิมพ์อเนกประสงค์ ซึ่งมีโซลูชันที่สามารถช่วยให้คุณลดช่วงเวลาที่ระบบล่ม เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตให้สูงที่สุด และเพิ่มอัตรากำไรในการดำเนินงาน
ทุกวันนี้ เครื่องพิมพ์สำนักงานนั้นเป็นมากกว่าเครื่องถ่ายเอกสาร โดยเป็นตัวขับเคลื่อนที่สำคัญตัวหนึ่งในการทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ จัดหาเครื่องมือที่รองรับการขยายตัว ใช้งานง่าย และเข้าถึงได้ เพื่อให้คนของคุณทำงานผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ เข้าถึงเอกสารได้ และเพื่อให้ข้อมูลปลอดภัย
ซึ่งทำให้เกิดคำถามที่ว่า โซลูชันสำหรับการทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติอันไหนที่เหมาะกับการก้าวไปสู่ความเป็นดิจิทัลของคุณ
เพื่อตอบคำถามนี้ เราคิดว่าคุณควรถามคำถามง่ายๆ 3 ข้อกับตัวเองดังนี้
แล้วถ้าเกิดความผิดพลาดล่ะ
ทุกวันนี้ อุปกรณ์สำนักงานหลายชิ้นสามารถวิเคราะห์ปัญหาเองได้ และแจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับปัญหาต่างๆ ก่อนที่จะเกิดปัญหาขึ้นเสียอีก นี่เป็นเรื่องที่ดีมาก แต่จะเกิดอะไรขึ้นหากมีการแจ้งขอความช่วยเหลือ แต่ไม่มีใครตอบรับเลย
การดูแลให้มั่นใจว่าเครื่องพิมพ์อเนกประสงค์ของคุณมีทีมงานซ่อมแซมโดยเฉพาะนั้นเป็นสิ่งสำคัญ
ให้ถามผู้จัดหาอุปกรณ์เสมอว่า พวกเขาสามารถเดินทางมาหาคุณได้เร็วขนาดไหน การซ่อมแซมจะใช้เวลานานเท่าไร
ควรทำอย่างไรกับช่วงเวลาที่ระบบล่ม
เนื่องจากธุรกิจดำเนินไปเร็วขึ้นเรื่อยๆ ช่วงเวลาที่ระบบล่มจึงทำให้คุณเสียเปรียบอย่างใหญ่หลวง
โชคดีที่การเลือกใช้โซลูชันที่เหมาะสมทำให้คุณสามารถลดช่วงเวลาที่ระบบล่มให้เหลือน้อยที่สุด ด้วยการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ที่จะให้คุณมีเวลาจัดการเรื่องต่างๆ ก่อนที่มันจะกลายไปเป็นปัญหาที่ทำให้คุณเสียเวลา
การเปลี่ยนไปเป็นดิจิทัลจะช่วยควบคุมต้นทุนได้หรือไม่
มีเหตุผลอยู่ว่าเพราะอะไรจึงมีคำกล่าวว่า "ต้นทุน" คือส่วนสำคัญที่สุด การควบคุมต้นทุนและการสร้างรายได้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัททุกแห่ง เมื่อเลือกพันธมิตรที่เหมาะสมเพื่อเร่งการเปลี่ยนแปลงไปสู่ดิจิทัล คุณก็จะสามารถลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต และพัฒนาการมีส่วนร่วมของลูกค้า พร้อมการรักษาพนักงานให้คงอยู่ได้
การใช้กลยุทธ์ที่เหมาะสมและเทคโนโลยีดิจิทัลที่ทันสมัยจะช่วยเปิดโอกาสนับไม่ถ้วนให้บริษัทของคุณได้พัฒนาและมีนวัตกรรม
การเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัลไม่ได้เป็นเพียงอะไรที่มากกว่าที่ตาเห็น
มันคืออิสรภาพจากการขาดประสิทธิภาพ
อิสรภาพจากต้นทุนส่วนเกิน
อิสรภาพจากช่วงเวลาที่ระบบล่ม
และอิสรภาพจากสำนักงาน
หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมที่เจาะจงเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงาน เราพร้อมช่วยคุณอยู่ตรงนี้แล้ว พูดคุยกับเราเลย
